VillaOps מרכזת לבעלי דירות ולחברות ניהול את ההזמנות, היומנים, מסמכי האירוח והמשימות לפי בניין ויחידה. הצוות עובד בעברית, ולאורח יש פורטל גם באנגלית. אתם מנהלים את הנכסים; התוכנה שומרת את המידע והעבודה סביב כל שהייה במקום אחד.
כשכמה דירות נמצאות באותו בניין, שם הנכס לבדו אינו תמיד מספיק. כתובת, קומה ומספר דירה מאפשרים לשייך את ההזמנה ואת הוראות ההגעה ליחידה הנכונה.
באירוח ללא קבלת פנים, האורח צריך הוראות הגעה ופרטי כניסה ליחידה שלו. הצגת קוד בפורטל אינה זהה להפעלה או לביטול של הקוד במנעול עצמו.
כשיציאה וכניסה מתרחשות באותו יום בכמה דירות, הצוות צריך לדעת איזו יחידה מתפנה ומה נותר להכין לפני האורח הבא.
כשמארחים אורחים שאינם קוראים עברית, הוראות הכניסה והמסמכים צריכים להיות בשפה שהם מבינים, גם כשהצוות מנהל את העסק בעברית.
בונים את הבניין לפי טווחי קומות והמערכת יוצרת את כל היחידות. כל דירה היא נכס מלא עם יומן, מחיר וחוזה משלה, אבל היא חיה מתחת לכתובת אחת.
מחברים לכל יחידה את היומנים הרלוונטיים ומרכזים את המידע לצד ההזמנות הישירות. תדירות העדכון תלויה בסוג החיבור; ייבוא יומן אינו מבטיח סגירה מיידית בערוצים.
קוד כניסה, כתובת מדויקת, סיסמת רשת והוראות מגיעים אליו בוואטסאפ לפני ההגעה. הפרטים הרגישים נחשפים רק בחלון השהייה שלו.
תשלומים, קבלות וחשבוניות יוצאים מאותו מקום שבו נמצאת ההזמנה. בסוף החודש יש דוח מסודר לפי יחידה ולא ערימת צילומי מסך.
פורטל האורח, טופס ההזמנה, החוזה וההודעות האוטומטיות עוברים לאנגלית לפי השפה של האורח. תייר חותם על החוזה עם מספר דרכון במקום תעודת זהות. מי שזכאי למע״מ בשיעור אפס מצלם את האשרה מהטלפון, והשם, המען הקבוע ומספר הדרכון נשמרים כפי שהתקנה דורשת.
VillaOps היא תוכנה לניהול דירות נופש, ולא חברת ניהול שמפעילה את הדירה עבורכם. בעלי הנכסים או צוות הניהול מטפלים באירוח, והמערכת מרכזת הזמנות, יומנים, מסמכים ומשימות.
כן, וזה בדיוק המקרה שבשבילו נבנה מודל הבניינים. מגדירים בניין אחד עם טווחי קומות והמערכת יוצרת את היחידות. כל דירה מקבלת יומן, תמחור וחוזה משלה, והתצוגה מאורגנת לפי הבניין ולא כרשימה שטוחה של שמונה נכסים נפרדים.
האורח מקבל לינק אישי עם קוד הכניסה, הכתובת המדויקת, סיסמת הרשת והוראות ההגעה. קוד הדלת וסיסמת הרשת נחשפים רק בחלון השהייה שלו, כך שלינק שדלף לא פותח את הדירה חודשיים מראש.
הפורטל, החוזה, טופס ההזמנה וההודעות האוטומטיות עוברים לאנגלית לפי השפה של האורח. תייר יכול גם לחתום על החוזה עם מספר דרכון במקום תעודת זהות, ואם מגיע לו מע״מ בשיעור אפס המערכת שומרת את שמו, מענו הקבוע ומספר דרכונו, מה שהתקנה דורשת מבית העסק להחזיק.
ההשוואה היא לפי צורכי העסק: ממשק בעברית לצוות, מסמכים ותקשורת עם האורחים, והחיבורים הנדרשים לערוצים ולספקים. עצם העובדה שתוכנה פותחה בחו״ל אינה מעידה על תמיכתה בעברית או בחגים ישראליים.
המחיר לפי מספר היחידות ומתחיל בשבעה ימי ניסיון בלי כרטיס אשראי. אין עמלה על הזמנה ואין אחוז מההכנסה, כך שככל שהדירות מתמלאות יותר העלות לא עולה איתן.